En ces temps compliqués où il faut sans cesse s’adapter et innover pour maintenir à flot nos équipes à distance, j’ai souhaité vous partager quelques trucs et astuces que je mets en place.

Parce que l’humain est toujours au cœur de mes priorités, parce qu’on pourrait avoir le meilleur outil du monde, sans l’homme je considère que l’entreprise n’est rien, j’ai à cœur de m’assurer que chacun se sente à sa place. Le télétravail est passé par là et il a fallu trouver des moyens différents pour s’assurer du maintien du bien-être de chacun.

Le lien avec les équipes est primordial, pour cela j’utilise différents moyens de communication en fonction de l’objectif des échanges :

·        Une réunion visio par semaine (deux fois maxi) intitulée #gardonslecontact autour d’un café, une demi-heure - l’idée est de parler de tout sauf travail, le manager à cette occasion doit insuffler un maximum d’énergie à ses équipes et s’assurer qu’elles vont bien. S’il détecte un mal être il se doit alors de reprendre contact ultérieurement en tête à tête pour creuser le sujet.

·        Un groupe whatsapp sur lequel on échange sur des sujets hors travail, on se poste des photos, on se « charrie » - Cela permet de se lâcher comme on l’aurait fait autour d’une pause- café au bureau ou entre deux portes. Chacun est libre d’interagir ou pas.

·        Un groupe du type slack ou workplace qui permet d’échanger sur des sujets professionnels avec beaucoup de réactivité – On peut créer des groupes de discussion par thème et cela facilite le suivi des dossiers. Certains collaborateurs inter agissent plus facilement qu’ils ne l’auraient fait si on avait été en entreprise, car ils ont accès à l’info plus facilement.

·        Les mails, qu’on utilise finalement de moins en moins, sinon pour des sujets qui nécessitent une traçabilité différente de ce que l’on peut faire sur Slack ou Workplace.

·        Sans oublier le téléphone que nous n’osons plus prendre au profit des autres outils, par peur de déranger notre interlocuteur, qui je le rappelle, s’il n’est pas disponible, a la faculté de ne pas répondre dans l’immédiat (oui les répondeurs c’est fait pour ça….)

J’attire l’attention sur le fait que garder le contact avec nos équipes, s’assurer de leur bien-être font partie de notre rôle de manager, mais il faut être vigilant à ne pas trop démultiplier les outils /  moyens de communication, au risque de ne plus se déconnecter (ou pas suffisamment). Un mail, un slack, un sms, peut importe, cela ne nécessite pas forcément une réponse immédiate, gare « au tout connecté », petite mise en garde….. Un salarié bien dans son environnement est un salarié plus efficace !

 

Pour ce qui est de l’organisation du télétravail, dans notre fonction finance, parfois nous avons des impératifs de présentiels liés notamment à la clôture des comptes ou à la construction budgétaire par exemple. Si nous pouvons nous digitaliser au maximum, cela n’exclu pas d’avoir la nécessité de nous rendre sur nos sites, au-delà du fait que certains salariés, pour des raisons personnelles, ne peuvent pas nécessairement faire du 100% télétravail.

J’ai choisi de co-construire la solution. Chaque individu vit une situation personnelle différente. Pour en tenir compte sans faire de l’ingérence dans la vie privée de mes équipes, je leur ai proposé de trouver une solution tous ensemble. Voici ce qu’il en est ressorti :

 

·        Un calendrier (outlook) commun et partagé sur lequel on inscrit ses jours de présentiel au bureau en fonction de ses impératifs :

          - Cela permet de limiter le nombre de personne présente simultanément sur le site.

          - On s’organise et on priorise les sujets à traiter en fonction des personnes présentes, on gagne en efficacité.

          - Et surtout on fait en sorte que les jours de présentiel ne soient pas fixe afin de rencontrer un maximum de collègue dans cette rotation et dans la durée, tout en respectant les contraintes gouvernementales : on garde le lien dans l’équipe.

·        Partage des tâches individuelles qui deviennent communes :

          - Lors du jour de présentiel, le salarié accepte de prendre à sa charge une partie des tâches de ses collègues qui ne peuvent pas être traitées en distanciel (proportion à définir dans l’équipe), cela limite le retard pris du fait de la distance.

          - Typiquement si chacun scannait auparavant ses propres documents, dans ce mode de fonctionnement, celui qui est au bureau scanne tous les documents pour toute son équipe et se charge de les diffuser.

          - Cette organisation permet de mieux comprendre ce que fait son collègue et accentue la solidarité et la cohésion.

 

Il n’y a pas de recette magique, je partage juste ici mon expérience et quelques trucs et astuces qui fonctionnent. La solution unique, miracle n’existe pas. En revanche je reste convaincue que si nous restons à l’écoute de nos équipes, que nous les fédérons à travers une co-construction de solutions en tenant compte (outre des contraintes gouvernementales et des impératifs de l’entreprise) de la situation personnelle de chacun, de sa capacité psychologique à vivre la situation, nous pourrons avancer ensemble plus sereinement. Encore une fois, l’humain reste au cœur du sujet.

J’ai à cœur de capitaliser sur les solutions et les valeurs mises en œuvre aujourd’hui afin de m’assurer que le management de demain (oui il y aura un après…) soit en phase avec le changement que je refuse de subir, mais que j’accompagne.

 

Alors #gardonslecontact, #gardonslapeche, #envoyonsdupep’s, #agissonstousensemble

Posté le 12 février 2021 par Catherine FOURNOL